Việc căn chỉnh trang in tưởng chừng như đơn giản nhưng lại khiến không ít người dùng, đặc biệt là các “tân binh” văn phòng, gặp khó khăn. Một bản in gọn gàng, vừa vặn không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp bạn tránh lãng phí giấy tờ không cần thiết.
Các bước căn chỉnh nhanh trang in Excel
1. Xem trước khi in với “Print Preview”
Thao tác: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P.
Lệnh này sẽ hiển thị chế độ xem trước (Preview) cho phép bạn quan sát tổng quan bố cục trang in. Từ đó, bạn có thể dễ dàng nhận biết những phần dữ liệu bị lệch, thừa thãi hoặc thiếu sót để điều chỉnh cho phù hợp.
Xem trước bản in
Hình ảnh minh họa chế độ xem trước bản in Excel
2. Căn chỉnh lề trang in
Thao tác: Chọn Page Layout > Margins > Custom Margins.
Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh các lề trái (Left), phải (Right), trên (Top) và dưới (Bottom) cho phù hợp với nhu cầu của mình.
Xem trước bản in
Hình ảnh minh họa cách căn chỉnh lề trang in Excel
3. Sử dụng công cụ “Breaks” để ngắt trang
Thao tác: Chọn Page Layout > Breaks > Insert Page Break.
Công cụ “Breaks” cho phép bạn chủ động ngắt trang in thành nhiều phần, đặc biệt hữu ích khi xử lý những bảng dữ liệu dài.
Xem trước bản in
Hình ảnh minh họa cách sử dụng công cụ “Breaks” để ngắt trang in
4. Xác định vùng in với “Print Area”
Thao tác: Bôi đen vùng dữ liệu muốn in > Chọn Page Layout > Print Area > Set Print Area.
Tính năng này giúp bạn khoanh vùng chính xác dữ liệu cần in, loại bỏ những phần không cần thiết.
Xem trước bản in
Hình ảnh minh họa cách sử dụng “Print Area” để xác định vùng in
5. Chuyển đổi giữa in dọc và in ngang
Thao tác: Chọn Page Layout > Orientation > Chọn Portrait (in dọc) hoặc Landscape (in ngang).
Việc lựa chọn hướng in phù hợp sẽ giúp bạn tối ưu diện tích trang giấy, đặc biệt là khi in bảng dữ liệu có nhiều cột.
Xem trước bản in
Hình ảnh minh họa cách thay đổi hướng in từ dọc sang ngang
6. Tự động điều chỉnh kích thước bảng dữ liệu
Thao tác: Chọn Page Layout > Page Setup > Tại mục Page Setup, chọn “Fit to 1 page(s) wide by 0 tall” > Chọn OK.
Tính năng này sẽ tự động co giãn bảng dữ liệu của bạn sao cho vừa khít với khổ giấy A4.
Xem trước bản in
Hình ảnh minh họa cách truy cập vào mục “Page Setup”
Xem trước bản in
Hình ảnh minh họa cách chọn tùy chọn “Fit to 1 page(s) wide by 0 tall”
7. Xóa hoặc ẩn cột không cần thiết
Thao tác: Chọn toàn bộ cột cần ẩn/xóa > Nhấn chuột phải và chọn Delete (xóa) hoặc Hide (ẩn).
Việc loại bỏ những cột dữ liệu không cần thiết sẽ giúp bản in của bạn trở nên gọn gàng và dễ theo dõi hơn.
Xem trước bản in
Hình ảnh minh họa cách ẩn/xóa cột dữ liệu trong Excel
Kết luận
Với những hướng dẫn chi tiết và dễ thực hiện trên, việc căn chỉnh trang in Excel sao cho vừa khít giấy A4 sẽ không còn là “bài toán khó” đối với bạn.
Bạn đã thử áp dụng những mẹo nhỏ này chưa? Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn với chúng tôi dưới phần bình luận nhé!
