Vậy Fax là gì? Máy Fax hoạt động như thế nào? Cách gửi Fax đơn giản nhất là gì? Hãy cùng Tin Game Tổng Hợp khám phá chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!
1. Fax là gì?
Fax, hay còn được gọi là điện thư, là một phương thức truyền thông điện tử cho phép gửi bản sao tài liệu từ nơi này đến nơi khác thông qua đường dây điện thoại.
Để đơn giản hơn, bạn có thể hiểu Fax giống như việc bạn chụp ảnh một tài liệu và gửi nó đến một chiếc máy in ở xa.
Thuật ngữ “Fax” trong tiếng Anh là viết tắt của từ “facsimile” (tiếng Latin), trong đó “fac” nghĩa là “tạo ra” và “simile” là “tương tự”. Nói cách khác, “facsimile” mang ý nghĩa tạo ra một phiên bản tương tự với bản gốc.
2. Máy Fax là gì? Dùng để làm gì?
Máy Fax là thiết bị được sử dụng để gửi và nhận Fax. Nó hoạt động bằng cách quét tài liệu, chuyển đổi thông tin trên tài liệu thành tín hiệu điện tử, sau đó truyền tín hiệu đó qua đường dây điện thoại đến một máy Fax khác.
Máy Fax nhận sẽ giải mã tín hiệu điện tử và in ra bản sao của tài liệu.
3. Số Fax là gì? Có bao nhiêu số?
Số Fax là một dãy số được sử dụng để xác định một máy Fax cụ thể, tương tự như số điện thoại. Số Fax giúp đảm bảo rằng tài liệu được gửi đến đúng đích.
Số Fax thường có độ dài tương tự như số điện thoại và có thể khác hoặc trùng với số điện thoại cố định.
4. Gửi Fax là gì? Cần lưu ý gì khi gửi Fax?
Gửi Fax là quá trình truyền tài liệu từ máy Fax của bạn đến một máy Fax khác. Để gửi Fax, bạn cần có số Fax của người nhận và làm theo hướng dẫn sử dụng của máy Fax.
Lưu ý khi gửi Fax:
- Outbox: Nơi lưu trữ các bản Fax chưa được gửi.
- Send items: Nơi lưu trữ các bản Fax đã được gửi thành công.
- Inbox: Nơi lưu trữ các bản Fax đã nhận được.
- Không phải máy Fax nào cũng in tài liệu ra giấy ngay khi nhận được.
- Có thể gửi Fax bằng phần mềm in Fax của Windows hoặc các phần mềm có chức năng in như Word, Excel,…
5. Các cách gửi Fax phổ biến hiện nay
5.1. Gửi Fax bằng máy tính
Lưu ý: Hướng dẫn được thực hiện trên hệ điều hành Windows 10.
Bước 1: Tại hộp tìm kiếm trên thanh tác vụ, nhập “Fax” > Chọn “Windows Fax and Scan”.
Mở cửa sổ Windows Fax and Scan
Bước 2: Khi cửa sổ “Windows Fax and Scan” xuất hiện, nhấn vào “Fax” ở góc trái màn hình > Nhấn vào “New Fax”.
Mở cửa sổ Windows Fax and Scan
Bước 3: Nhập thông tin người nhận, chủ đề và nội dung Fax.
Mở cửa sổ Windows Fax and Scan
Bước 4: Chọn “Send”.
Mở cửa sổ Windows Fax and Scan
5.2. Gửi Fax bằng Gmail
Lưu ý: Bạn cần có tài khoản Fax trực tuyến trước khi thực hiện.
Bước 1: Mở hộp thư Gmail > Chọn “Soạn thư”.
Bước 2: Nhập số Fax và phần mở rộng dịch vụ tại ô “Đến” > Điền chủ đề Fax tại ô “Chủ đề”.
Bước 3: Nhập nội dung vào phần soạn thảo hoặc tải tệp lên tại “Đính kèm tệp”.
Bước 4: Chọn “Gửi”.
5.3. Gửi Fax bằng máy photocopy
Lưu ý: Hướng dẫn thực hiện trên máy photocopy Xerox.
Bước 1: Chọn “Fax” trên bảng điều khiển.
Bước 2: Quét bản gốc của tài liệu.
Bước 3: Nhập số Fax cần gửi.
Bước 4: Nhấn “Start”.
Kết luận
Trên đây là những thông tin cơ bản về Fax, máy Fax, số Fax và cách gửi Fax.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về phương thức truyền thông truyền thống này.
Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới để được giải đáp nhé!
